Bei den ersten Besprechungen zu einem neuen Publikations-Auftrag müssen zuerst einmal Umfang und Inhalt eines Beitrages geklärt werden.
Danach entwirft der Grafiker das vorläufige Layout, in dem er eine Skizze davon anfertigt. Hierin enthalten sind die grafischen und textlichen Bestandteile eines Auftrages, außerdem die Position, das Format und die Größe der zu verwendenden Bilder.
Von der Art der Produktion ist am Ende auch die Auswahl des Fotografen abhängig. Es kann sein, dass die Redaktion fest mit Fotografen zusammenarbeitet und mit etwas Glück ist ein Fotograf verfügbar. Ansonsten muss ein neuer Fotograf gefunden werden. Diese präsentieren sich meist in den Redaktionen mit ihren Mappen. Auch die Empfehlungen anderer Fotografen sollten Beachtung finden.
Ist die Frage des Fotografen geklärt, können die Absprachen mit ihm stattfinden. Er muss genau wissen, wie die Motive aussehen sollen und muss ein präzises Briefing in die Hände bekommen. Oft ist es so, dass ein schriftliches Briefing zugleich ein Vertrag für die Zusammenarbeit auch mit dem Bildredakteur ist. Daher sind neben der Auftragsbeschreibung darin meist die Konditionen für die Zusammenarbeit enthalten.
Die Bildredaktion muss dem Fotografen dann das Bild vorgeben, das heißt, sie muss festlegen, ob ein Bild in knalligen Farben gewünscht ist oder lieber in Pastell, ob ein bestimmtes Detail enthalten sein muss oder ob ein ungewöhnlicher Bildausschnitt verlangt wird.
Der Fotograf muss auch wissen, ob eine Person direkt in die Kamera blicken soll oder nicht oder ob bestimmte Elemente enthalten sein müssen. Eine genaue Beschreibung der Umgebung ist unabdingbar. Auch diese muss der Bildredakteur genau darstellen.
In das Briefing gehören übrigens auch Angaben zum Honorar des Fotografen und ob das Foto nach der Nutzung im eigenen Archiv bleibt oder ob es an den Fotografen zurückgeht.
Bildredakteure sind nicht an der Planung und Durchführung eines Shootings beteiligt, was manchmal aber von Nachteil sein kann. Schließlich wissen nur sie, wie das fertige Produkt aussehen soll. Das ist auch der Grund, warum sie manchmal eben doch am Ort des Geschehens zu finden sind.