Der Geschäftsbrief als E-Mail

Die übliche Korrespondenz auf dem Postwege wird heute mehr und mehr durch die Kommunikation per E-Mail abgelöst.

Diese hat den Vorteil, deutlich schneller beim Empfänger zu sein, als die „Schneckenpost-Variante“.

Außerdem kann dieser eine E-Mail sogar von unterwegs lesen, wenn Tablet oder Smartphone mitgereist sind.
Die Erreichbarkeit des Adressaten ist mit einer E-Mail somit deutlich größer.

Allgemeines zur E-Mail
Die im Folgenden dargestellten Regelungen beziehen sich auf E-Mail-Empfänger, die namentlich bekannt und nicht im eigenen Unternehmen tätig sind.

Viele Regelungen, die auch für den normalen Geschäftsbrief gelten, können für die E-Mail angewendet werden. Eine E-Mail sollte kein „mal eben schnell“ versendeter Brief sein, der sich an keine Normen mehr hält.

Wichtig zu wissen:
Wenn eine Geschäfts-E-Mail sehr salopp erscheint, wirkt das ebenso negativ wie bei einem schlecht designten oder formulierten Geschäftsbrief. Leider verleiten E-Mails immer noch dazu, sich etwas legerer auszudrücken; viele Schreiber verfallen auf die „Kumpeltour“.

Doch natürlich sollte der Respekt vor dem Gegenüber auch bei einer E-Mail sichtbar werden. Außerdem laufen salopp formulierte Mails Gefahr, als Spam eingestuft und nicht einmal gelesen zu werden.

Bestandteile und Gliederung
Die E-Mail besteht aus der Anschrift, dem Verteiler, dem Betreff, dem Textfeld und den Anhängen. Zum Kopf der E-Mail zählen die drei erstgenannten Punkte.
Der Text der E-Mail wird logisch gegliedert und in Absätze aufgeteilt. Wichtig ist, dass E-Mails besser kurz und knapp gehalten werden, ein zu langer Text liest sich schlecht und wird vom Leser häufig auch nur überflogen.
Geschrieben wird einzeilig.

Der E-Mail-Kopf
Der E-Mail-Kopf beginnt mit der Anschrift. Verwendet werden muss hier eine eindeutige E-Mail-Adresse, da sich sonst der „Mailer-Daemon“ zu Wort meldet. Dieser liefert unzustellbare Mails zurück. Versenden Sie die Mail an mehrere Adressaten, so können die E-Mail-Adressen der Empfänger mit Komma oder Semikolon voneinander getrennt werden. Auch ein Verteiler kann genutzt werden. Tragen Sie im Feld „CC“ die Adressen der Empfänger ein, die die Mail bekommen sollen und von anderen Empfängern wissen dürfen. Das Feld „BCC“ steht für die Adressen der Empfänger zur Verfügung, die nichts voneinander wissen sollen.

Zum Kopf der E-Mail zählt des Weiteren der Betreff. Wie auch beim Geschäftsbrief sollte hier eine stichwortartige Inhaltsangabe gemacht werden, die sich auf den gesamten Text der Mail bezieht.

Die Angabe im Betreff ist zwingend nötig und verdeutlicht zum einen das Thema der Mail, zum anderen deren Dringlichkeit. Schicken Sie die E-Mail ins Ausland, so denken Sie an sprachliche Besonderheiten, wie ß oder Umlaute, die dort häufig verfälscht ankommen oder gar nicht verstanden werden.

Anrede und Text der E-Mail
Die Anrede in der E-Mail folgt den üblichen Höflichkeitsformen. Sie wird an der Fluchtlinie gesetzt und mit einer Leerzeile vom übrigen Text getrennt.

Der Text selbst wird ohne Umbrüche geschrieben, denn der jeweilige E-Mail-Client des Empfängers steuert die Umbrüche selbst und orientiert sich dabei an der betreffenden Fenstergröße.

Absätze werden vom weiteren Text in der Regel durch eine Leerzeile getrennt.

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